Spis treści – wstawianie i modyfikacja (24)

Spis treści vs lista wielopoziomowa

 Poniżej, krok po kroku pokazujemy jak wstawić i przystosować do własnych potrzeb spis treści (dotyczy edytora Microsoft Word 2010).

     Wstawiania spisu treści uczą w Gimnazjum. Jeżeli jednak rzadko się wykorzystuje tę opcję, wiedza na temat tego jak go wykonać…może umknąć.

     Filarem automatycznego spisu treści są nagłówki. Kwestia przypisywania nagłówków do tytułów rozdziałów i podrozdziałów była już omawiana we wpisie 18, lipiec 2013 na przykładzie szablonu „Normalny” – procedura jest tożsama dla pozostałych styli.

 

     Dla zobrazowania sposobu postępowania przy wstawianiu automatycznego spisu treści wykorzystamy listę wielopoziomową z wpisu 22, lipiec 2013. Wzbogacimy ją o Wstęp, Zakończenie i Bibliografię. Elementom tym przypiszemy „Nagłówek 3”.

 

    W związku z tym, że Microsoft Word na podstawie wcześniej zdefiniowanej listy wielopoziomowej „Nagłówkowi 3” przypisuje kolejny format numeracji (określmy go jako „podpodpodrozdział”, tj. „1.1.1 – screen 1), żeby przypisać go do Wstępu, Zakończenia i Bibliografii (elementów nie uwzględniających formatu liczbowego), musimy go odpowiednio dostosować.

Screen 1. Usuwanie formatu numeracji z nagłówka, krok 1

 

     Nie robimy tego jednak poprzez modyfikowanie samego „Nagłówka 3”. Musimy przenieść się do okna wcześniej zdefiniowanej przez nas listy wielopoziomowej (wpis 22, lipiec 2013). W tym celu, w dokumencie klikamy lewym przyciskiem myszy na format numeracji „ROZDZIAŁ 1” lub „ROZDZIAŁ 2”, tak żeby się podświetlił. Kolejno klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy opcję „Dopasuj wcięcia listy” – screen 2.

Screen 2. Usuwanie formatu numeracji z nagłówka, krok 2

 

     W oknie dialogowym „Definiowanie nowej listy wielopoziomowej” interesuje nas poziom 3. Przypisujemy styl do poziomu 3 („Nagłówek 3”). Zmieniamy „Format numeracji” (usuwamy „podpodpodrozdział 1.1.1”). Ważnym jest, żeby w sekcji „Położenie” zmienić domyślną pozycję tabulatora. Zaznaczamy „Nie dołączaj” (unikniemy w ten sposób w „Nagłówku 3” automatycznego 10 pkt odstępu od lewego marginesu) - screen 3.

 

Screen 3. Usuwanie formatu numeracji z nagłówka, krok 3

     W rezultacie z „Nagłówka 3” został usunięty format numeracji. Przypisujemy go do Wstępu, Zakończenia i Bibliografii – screen 4.

Screen 4. Usuwanie formatu numeracji z nagłówka, krok 4

 

     Po przypisaniu nagłówków, może pojawić się problem tego rodzaju, że Word zmieni kolejność wyliczeń zdefiniowanego przez nas formatu liczbowego listy wielopoziomowej, mianowicie „ROZDZIAŁ”. W praktyce wygląda to tak, że tytuł „ROZDZIAŁ 1” zmienia się na „ROZDZIAŁ 2”, a ROZDZIAŁ 2” na „ROZDZIAŁ 3” – screen 5.

Screen 5. Usuwanie formatu numeracji z nagłówka, krok 5

 

     Musimy zaktualizować numerację. W tym celu klikamy w dokumencie Word w format numeracji „ROZDZIAŁ 1” (tak, żeby się podświetlił). Operację powtarzamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy opcję „Rozpocznij ponownie od 1” – screen 6.

Screen 6. Usuwanie formatu numeracji z nagłówka, krok 6

 

     Po tak dokonanej aktualizacji listy wielopoziomowej możemy przejść do wstawienia SPISU TREŚCI. Zakładka do wstawiania „Spisu treści” zlokalizowany jest w menu  „Odwołania” – screen 7.

Screen 7. Wstawianie spisu treści na podstawie listy wielopoziomowej, krok 1

     Możemy skorzystać z gotowych wzorów – „Tabel automatycznych”. Przykładowy wygląd spisu treści wg szablonu „Tabeli automatycznej 1” prezentuje screen 8 (już po jego sformatowaniu). Spis treści musi stanowić integralną część tekstu. W związku z tym, należy dostosować w nim czcionkę i jej rozmiar, najlepiej poprzez zastosowanie wcześniej zdefiniowanego stylu (patrz wpis 18, lipiec 2013).

Screen 8. Wstawianie spisu treści na podstawie listy wielopoziomowej, krok 2

 

     Sugerujemy dostosowanie wcięć spisu treści. W jego obszarze klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy opcję „Akapit”. Modyfikujemy "Wcięcia” i „Odstępy” wg własnego uznania – screen 9.

 

Screen 9. Wstawianie spisu treści na podstawie listy wielopoziomowej, krok 3

      Drugą opcją, z której możemy skorzystać przy budowaniu spisu treści jest jego „wstawienie”. Alternatywa ta położona jest na  karcie „Spis treści” w menu „Odwołania” – screen 10.

Screen 10. Wstawianie spisu treści na podstawie listy wielopoziomowej, krok 4

 

     Omawiana komenda jest o tyle ciekawa, że pozwala na większe modyfikacje wg własnych preferencji. Ważne przy wykorzystaniu tej opcji jest sprawdzenie ilości odczytanych przez Microsoft Word poziomów listy wielopoziomowej (ich liczebność powinna być zgodna z ilością wprowadzonych do styli nagłówków) – screen 11.

Screen 11. Wstawianie spisu treści na podstawie listy wielopoziomowej, krok 5

 

     Pole spisu treści aktualizujemy poprzez kliknięcie na nie prawym przyciskiem myszy i wybranie opcji „Aktualizuj pole” – screen 12.

Screen 12. Wstawianie spisu treści na podstawie listy wielopoziomowej, krok 6

 

     Do wyboru mamy dwie możliwości: „Aktualizacja całego spisu treści” (uwaga: wprowadzone formatowanie spisu treści zdezaktualizuje się, jeżeli edytor wykryje w dokumencie zmiany), bądź wyłącznie numerów stron.